คู่มือการใช้งาน BKS Smart Budget & Procurement ระบบบริหารงบประมาณและจัดซื้อจัดจ้างอัจฉริยะสำหรับสถานศึกษา
เข้าสู่ระบบ

คู่มือการใช้งานระบบ

โรงเรียนอนุบาลบ้านบ่อไม้หว้า สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาตาก เขต ๑

๑. แนะนำระบบ

ระบบบริหารงบประมาณและจัดซื้อจัดจ้างอัจฉริยะสำหรับสถานศึกษา (BKS Smart Budget & Procurement) เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่ช่วยให้การขอซื้อ/ขอจ้าง การอนุมัติ การจัดซื้อจัดจ้าง การออกเอกสาร การตรวจรับ การเบิกจ่าย และการควบคุมพัสดุ ทำงานเชื่อมโยงกันเป็นระบบเดียว โดยผู้ใช้กรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว ระบบจะนำไปสร้างเอกสารและดำเนินการในทุกขั้นตอนให้อัตโนมัติ

๒. การเข้าสู่ระบบ

  1. กรอกอีเมลและรหัสผ่าน ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบของโรงเรียน แล้วกดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ”
  2. กดไอคอนรูปดวงตาเพื่อดูรหัสผ่านที่พิมพ์ได้
  3. เมื่อเข้าครั้งแรก แนะนำให้เปลี่ยนรหัสผ่านทันทีที่เมนู “ข้อมูลส่วนตัว” (คลิกชื่อมุมขวาบน)

หากลืมรหัสผ่านหรือยังไม่มีบัญชี ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของโรงเรียน

๓. หน้าหลักและเมนูการใช้งาน

เมื่อเข้าสู่ระบบ หน้าหลักจะถามว่า “วันนี้คุณต้องการทำอะไร?” พร้อมสรุปงานที่รอคุณอยู่ เมนูหลักอยู่แถบด้านซ้าย (บนมือถือกดปุ่มสามขีด) และมีสัญลักษณ์สำคัญดังนี้

เมนูจะแสดงตามสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละบทบาท เช่น หน้าหลัก · รายงานและภาพรวม · คู่มือการใช้งาน · แบบประเมินความพึงพอใจ · คำขอซื้อ/จ้าง · โครงการและงบประมาณ · ใบเบิกพัสดุ · เงินยืม · สัญญาจ้างต่อเนื่อง · ทะเบียนเอกสาร เป็นต้น

๔. บทบาทผู้ใช้และสิทธิ์การใช้งาน

ระบบแบ่งผู้ใช้เป็น ๗ บทบาท เพื่อให้ชื่อผู้ลงนามที่ถูกต้องปรากฏบนเอกสาร และกำหนดว่าใครทำขั้นตอนใด

บทบาทหน้าที่หลัก
ครู / ผู้รับผิดชอบโครงการสร้างคำขอซื้อ/จ้าง · ติดตามสถานะและงบประมาณ · เบิกพัสดุ · ส่งรายงานผลโครงการ
หัวหน้างบประมาณ/พัสดุตรวจสอบความพอเพียงของงบประมาณ · กำกับงานพัสดุ
เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง · แต่งตั้งกรรมการตรวจรับ · บันทึกการตรวจรับ · คลังพัสดุ
เจ้าหน้าที่การเงินบันทึกการเบิกจ่ายเงิน (คิวเบิกจ่าย)
เจ้าหน้าที่แผนงาน (ฝ่ายแผน)ดูแลข้อมูลโครงการ · ติดตาม/รับทราบการส่งรายงานผลโครงการ
ผู้อำนวยการอนุมัติคำขอ · อนุมัติการเบิกจ่าย (ลงนามในเอกสาร)
ผู้ดูแลระบบจัดการผู้ใช้และตั้งค่าสถานศึกษา · ช่วยดำเนินการแทนได้ทุกขั้นตอน

๕. คู่มือสำหรับครูเจ้าของโครงการ

ส่วนนี้เป็นคู่มือหลักสำหรับครูผู้รับผิดชอบโครงการ ทำตามลำดับได้เลยโดยไม่ต้องมีความรู้ด้านการเงินหรือพัสดุ

๕.๑ ดูโครงการและงบประมาณของฉัน

เข้าเมนู “โครงการ & งบประมาณ” จะเห็นเฉพาะโครงการที่คุณรับผิดชอบ เปิดโครงการเพื่อดูยอดงบแบบเรียลไทม์ ได้แก่ งบที่ได้รับอนุมัติ · ใช้ไป · ผูกพัน · และคงเหลือ

๕.๒ สร้างคำขอซื้อ/จ้าง

กดปุ่ม “สร้างคำขอ” ระบบจะพาทำทีละขั้น ๖ ขั้น ดังนี้

  1. เลือกประเภท: ซื้อวัสดุ / ซื้อครุภัณฑ์ / จ้างงาน-จ้างเหมา
  2. เลือกโครงการที่จะใช้งบ
  3. ใส่รายการที่ต้องการ (ชื่อ จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย) ระบบคำนวณราคารวมให้ และกรอก เหตุผลความจำเป็น
  4. ระบบตรวจสอบเบื้องต้น (Smart Check) จะเตือนหากข้อมูลไม่ครบหรือยอดเกินงบคงเหลือ (เตือน ไม่ปิดกั้น)
  5. ตรวจทานความถูกต้องของคำขอทั้งหมด
  6. กดส่งคำขอเข้าสู่กระบวนการ ระบบจะออกเลขคำขอให้อัตโนมัติ

๕.๓ ใช้ผู้ช่วย AI

๕.๔ ติดตามสถานะและการแจ้งเตือน

เปิดคำขอเพื่อดูไทม์ไลน์ว่าอยู่ขั้นใด ใครกำลังดำเนินการ และขั้นต่อไปคืออะไร ระบบจะแจ้งเตือนผ่านกระดิ่งทุกครั้งที่มีความคืบหน้า

๕.๕ กรณีถูกส่งกลับให้แก้ไข

หากคำขอถูกส่งกลับ จะมีการแจ้งเตือนพร้อมเหตุผล ให้เปิดคำขอ แก้ไขตามคำแนะนำ แล้วกด “ส่งใหม่” ได้ทันที

๕.๖ พิมพ์เอกสาร

ในหน้าคำขอ การ์ด “เอกสารของคำขอนี้” จะรวมเอกสารทุกใบไว้พร้อมสถานะ เมื่อถึงคิวให้กด “พิมพ์” ระบบจะดึงข้อมูลและออกเลขเอกสารให้อัตโนมัติ นำไปลงนามและจัดเก็บเข้าแฟ้ม

๕.๗ รับพัสดุและใบเบิกพัสดุ (กรณีซื้อวัสดุ)

เมื่อการตรวจรับผ่าน ระบบจะรับวัสดุเข้าคลังและออก “ใบเบิกพัสดุ” ให้ผู้ขอโดยอัตโนมัติ เปิดคำขอแล้วกด “พิมพ์ใบเบิกพัสดุ” เพื่อเก็บเข้าแฟ้มได้

๕.๘ ส่งรายงานผลโครงการ

เมื่อโครงการเสร็จสิ้น เปิดโครงการ → การ์ด “รายงาน & ไฟล์โครงการ” → เลือกประเภท → อัปโหลดไฟล์ PDF หรือ Word (ไม่เกิน ๔ MB) ระบบจะจัดเก็บและแจ้งฝ่ายแผนโดยอัตโนมัติ

๖. สำหรับหัวหน้างบประมาณ/พัสดุ

ระบบจะยังไม่ตัดงบในขั้นนี้ งบจะถูกผูกพันเมื่อ “ตรวจรับผ่าน” และตัดจริงเมื่อ “จ่ายเงิน” ผู้อำนวยการจึงเห็นงบเต็มเสมอตอนอนุมัติ

๗. สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุ

๘. สำหรับเจ้าหน้าที่การเงิน

เข้าเมนู “คิวเบิกจ่าย” จะเห็นรายการที่ตรวจรับผ่านและรอเบิกจ่ายทั้งหมดในที่เดียว พร้อมยอดรวม สามารถเบิกจ่ายเป็นชุด (เช่น สัปดาห์ละครั้ง) และพิมพ์สรุปการเบิกจ่ายเก็บเข้าแฟ้มได้

๙. สำหรับผู้อำนวยการ

เปิดคำขอที่รออนุมัติ พิจารณาข้อมูลและงบประมาณ แล้วกด “อนุมัติ” หรือ “ส่งกลับแก้ไข/ไม่อนุมัติ” พร้อมเหตุผล ระบบจะนำชื่อผู้อำนวยการไปลงในเอกสารที่ต้องลงนามโดยอัตโนมัติ

๑๐. สำหรับเจ้าหน้าที่แผนงาน (ฝ่ายแผน)

เข้าเมนู “ติดตามการส่งรายงาน” จะเห็นภาพรวมทุกโครงการว่าโครงการใดส่งรายงานผลแล้วหรือยังไม่ส่ง พร้อมตัวกรองและช่องค้นหา เมื่อเปิดไฟล์ที่ส่งมาสามารถกด “รับทราบ” หรือ “ส่งกลับแก้ไข” พร้อมเหตุผลได้

๑๑. สำหรับผู้ดูแลระบบ

๑๒. งานจ้างต่อเนื่องและงบที่ได้รับจัดสรร (เบิกจ่ายเป็นงวด)

ใช้กับงานที่เงินมาจากต้นสังกัด/เขต ซึ่งโรงเรียนต้องจัดจ้างเอง และจ่ายต่อเนื่องเป็นงวด เช่น จ้างเจ้าหน้าที่ธุรการ นักการภารโรง ครูอัตราจ้าง หรือโครงการอาหารกลางวัน โดยทำสัญญาเพียงครั้งเดียวแล้วเบิกจ่ายเป็นงวด (รายเดือน)

๑๒.๑ เตรียม “งานที่ได้รับจัดสรร”

ไปที่เมนู “โครงการ & งบประมาณ” → สร้างใหม่ → เลือกชนิด “งานที่ได้รับจัดสรร (นอกแผน)” เช่น “จ้างเหมาบริการธุรการโรงเรียน”

๑๒.๒ สร้างสัญญา (เจ้าหน้าที่พัสดุ)

  1. เข้าเมนู “สัญญาจ้างต่อเนื่อง” → กด “สร้างสัญญาจ้าง”
  2. เลือกงานที่ได้รับจัดสรร ระบุ อัตราจ้างต่องวด · จำนวนงวด · วันเริ่มสัญญา · ผู้รับจ้าง และตั้งอัตรา หัก ณ ที่จ่าย / ประกันสังคม
  3. กดสร้าง ระบบจะแตกงวดการจ่ายให้อัตโนมัติทั้งสัญญา (แก้ยอด/ข้ามงวดได้)

๑๒.๓ ดำเนินการรายงวด (๒ ขั้น)

บันทึกขอจ้างและใบสั่งจ้าง (ระดับสัญญา) ออกครั้งเดียว โดยกดลิงก์ “เอกสารสัญญา” ที่หัวหน้าสัญญา หน้าสัญญายังแสดงการ์ดสรุป วงเงินที่ได้รับจัดสรร/จ่ายแล้ว/คงเหลือ และจำนวนงวดที่จ่าย

๑๓. เงินยืมราชการ (เงินยืม)

ใช้เมื่อครูหรือบุคลากรจำเป็นต้องยืมเงินไปดำเนินการก่อน เช่น ไปราชการ อบรม หรือจัดกิจกรรม แล้วจึงนำหลักฐานมาส่งใช้/ล้างหนี้ภายหลัง ระบบช่วยตั้งแต่การขอยืมจนถึงการปิดหนี้ พร้อมออกสัญญาการยืมเงิน (แบบ ๘๕๐๐)

๑๓.๑ ขอยืมเงิน (ผู้ยืม)

  1. เข้าเมนู “เงินยืม” → กด “ขอยืมเงิน”
  2. เลือกแหล่งงบ · ประเภทการยืม (ไปราชการ ๑๕ วัน / อื่น ๆ ๓๐ วัน) · จำนวนเงิน · วัตถุประสงค์ ระบบตั้งกำหนดส่งใช้ให้อัตโนมัติตามประเภท (แก้ได้)
  3. กดส่งคำขอ ระบบออกเลขสัญญายืมให้อัตโนมัติ

๑๓.๒ อนุมัติและจ่ายเงิน

๑๓.๓ ส่งใช้ / ล้างหนี้ (เจ้าหน้าที่การเงิน)

  1. เมื่อผู้ยืมนำหลักฐานมาส่ง กด “ส่งใช้/ล้างหนี้” แล้วกรอก ยอดใช้จริง
  2. ระบบคำนวณให้ทันที: ใช้น้อยกว่า → คืนเงิน · ใช้เกิน → เบิกเพิ่ม · พอดี → ปิดหนี้
  3. กดบันทึก ระบบตัดงบตามใช้จริงและปิดหนี้ จากนั้นกด “ออกใบส่งใช้เงินยืม” เพื่อพิมพ์หลักฐาน

๑๓.๔ ทะเบียนคุมลูกหนี้

หน้าเมนู “เงินยืม” แสดงยอดลูกหนี้คงค้าง จำนวนรายการ และรายการที่เกินกำหนดส่งใช้ (มีป้ายเตือน) เจ้าหน้าที่เห็นทั้งหมด ส่วนครูเห็นเฉพาะรายการของตนเอง ระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้/เกินกำหนดส่งใช้

๑๔. ข้อมูลส่วนตัวและการเปลี่ยนรหัสผ่าน

คลิกชื่อของคุณที่มุมขวาบน แล้วเลือก “ข้อมูลส่วนตัว” เพื่อแก้ไขชื่อ กลุ่มงาน ตำแหน่ง เบอร์โทร หรือเปลี่ยนรหัสผ่าน (กรอกรหัสปัจจุบันและรหัสใหม่) ทั้งนี้ อีเมลและบทบาทเปลี่ยนได้โดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น

๑๕. แบบประเมินความพึงพอใจ

เข้าเมนู “แบบประเมินความพึงพอใจ” เพื่อให้คะแนนการใช้งานระบบ ๕ ด้าน (๑ ถึง ๕) พร้อมข้อเสนอแนะ ความคิดเห็นของท่านจะช่วยพัฒนาระบบให้ดียิ่งขึ้น

๑๖. คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ไม่มีความรู้เรื่องระเบียบพัสดุ ใช้งานได้หรือไม่

ตอบ: ได้ ระบบออกแบบให้นำทางทีละขั้น พร้อมตัวช่วยตรวจสอบและผู้ช่วย AI คอยแนะนำ

ถาม: ยอดงบคงเหลือถูกต้องหรือไม่

ตอบ: ถูกต้องเสมอ เพราะระบบคำนวณจากรายการจริง ไม่ได้กรอกด้วยมือ

ถาม: ถ้าคำขอถูกส่งกลับต้องทำอย่างไร

ตอบ: เปิดคำขอ แก้ไขตามเหตุผลที่แจ้ง แล้วกด “ส่งใหม่”

๑๗. การติดต่อขอความช่วยเหลือ

หากพบปัญหาการใช้งาน สามารถติดต่อผู้ดูแลระบบของโรงเรียน ซึ่งสามารถเข้าไปช่วยดำเนินการแทนในขั้นตอนใดก็ได้ โดยไม่ต้องเข้าบัญชีของท่าน

↑ กลับขึ้นด้านบน